Truyền thông nội bộ là gì? Trong ngành Báo chí và truyền thông có rất là nhiều thuật ngữ trong đó có truyền thông nội bộ. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Hãy cùng tham khảo ngay bài viết phía dưới nhé!
Mục lục
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ trong tiếng Anh là “Internal Communications”. Đây được xem là công tác truyền đạt thông tin giữa các cá nhân hoặc giữa các phòng ban, các cấp trong một doanh nghiệp, công ty.
Hiểu đơn giản, truyền thông nội bộ là những bước xây dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng doanh nghiệp. Nếu hoạt động truyền thông nội bộ không đảm bảo, thiếu thông suốt thì tập thể nhân viên sẽ không ý thức được tầm cần thiết của việc góp sức xây dựng công ty, hướng mục tiêu đến mục đích chung. Lúc này, công ty khó để tồn tại vững bền, vươn xa hơn nữa trên thị trường.
Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả
Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu
Truyền thông nội bộ là gì mà được đánh giá là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích cho phép nhân viên gửi các đề nghị, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đấy được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo, thích hợp. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc giúp sức chủ kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, chủ kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt tình trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên thường xuyên khảo sát chủ kiến của nhân viên. Từ đây, sẽ có phương thức truyền thông thích hợp.
Dùng các công cụ tiếp cận trực tuyến
Nhân viên không cần lúc nào cũng phải đi công tác & tham gia các cuộc họp để cập nhật thông tin. Các cuộc họp & hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn phải khai thác để tiết kiệm khoản chi cho truyền thông, trong khi vẫn bảo đảm thông điệp chuẩn xác được truyền đi.
Gọi video qua Skype và các ứng dụng chat video là những cách tuyệt vời để truyền thông xuyên khoảng cách.
Lựa chọn đúng kênh truyền thông
Để làm được điều này không cách nào khác là bạn cần phải thấu hiểu được nhân viên của mình. Nếu nhân viên của bạn là những người chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm thông tin & nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt đặc biệt là web nội bộ, là những trang tin trên cổng tin tức công ty. Vì đó là nơi họ hay truy cập để tìm kiếm công việc nhất. Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay thậm chí là những bữa tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng. Điều đấy sẽ khiến nhân viên cảm nhận được chi tiết nhất
Tổ chức sự kiện nội bộ
Ngoài các phương thức truyền thông truyền thống, truyền miệng cũng chính là 1 cách để thông báo tin tức. nhưng nhân viên doanh nghiệp mà còn không hề biết nhau thì chẳng có cơ hội nào để truyền thông như vậy cả.
Chính vì như thế, nếu công ty bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là cơ hội tốt để nhân viên giao lưu với nhau. Hãy tổ chức một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay cho dễ hiểu là rủ toàn bộ mọi người đi ăn sau khi tan làm. Những hoạt động như vậy sẽ cho nhân viên một cái gì đó để chờ đợi, hỗ trợ sự tương tác và truyền thông mãnh liệt hơn trong nội bộ doanh nghiệp.
Xem thêm: Seo Offpage là gì? Cách tối ưu Seo Offpage hiệu quả?
Truyền thông nội bộ mang lại ích lợi gì cho doanh nghiệp?
Củng cố niềm tin cho nhân viên, nâng cao các giá trị văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu & nắm rõ tình hình, những định hướng, tầm nhìn, mục tiêu mà doanh nghiệp hướng mục tiêu đến. Từ đó, nhân viên có thêm niềm tin, động lực để truyền tải ngay trong nội cũng giống như bên ngoài.
Cung cấp thông tin đa chiều, minh bạch và nhất định
Truyền thông nội bộ sẽ lan rộng, truyền tải nội dung 1 cách rộng lớn đến tất cả tập thể. Nhờ đó, nhân viên nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của chính mình, giúp phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, giảm tải tối thiểu những mâu thuẫn, xung đột.
Cá nhân hóa, thưởng nóng
Một tổ chức tốt là một tổ chức biết chăm lo, quan tâm đến nhân viên. Như mọi cơ quan nhà nước hay các công ty, doanh nghiệp khác đều có chế độ đãi ngộ như lương cứng, lương thưởng ngày lễ, tết, bảo hiểm,… Nhưng mà công ty cần phải lưu ý đến những mức thưởng nóng, thưởng cá nhân xuất sắc, những chính sách khen thưởng được thiết kế dành riêng chỉ có một vài cá nhân có thể đạt được, từ đó đẩy mạnh sự cạnh tranh, hiệu năng làm việc của nhân viên.
Truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa công ty
Vai trò của truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên những giá trị trong việc tiếp cận giữa các cá nhân trong một tập thể.
Nếu ví von cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác” của công ty, thì văn hóa công ty sẽ là “phần hồn” của công ty đó. Văn hóa công ty mãnh liệt, phát triển là điều đáng chú ý thiết yếu. Đó là tài sản vô hình của doanh nghiệp, góp một phần tạo nên sức mạnh lớn lao của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng được văn hóa doanh nghiệp mới thấm nhuần được tư tưởng nhân viên, là cơ sở niềm tin góp một phần thiết yếu trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, văn hóa doanh nghiệp.
Tăng khả năng sáng tạo, cống hiến của nhân viên đối với công ty
Những đãi ngộ, quan tâm sâu sắc, có kế hoạch từ bộ máy của doanh nghiệp sẽ cho nhân viên cảm giác an toàn, sự phát triển về lau dài. Thế nên, họ sẽ không ngừng cố gắng, thoải mái mà trí tuệ sáng tạo, giới thiệu đến những người bạn nhằm thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.
Chính sách truyền thông nội bộ (communication policy)
Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, công ty cần nắm được các nguyên tắc, chính sách sau:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên về nội dung, chiến lược, mục đích, mục tiêu truyền thông của đơn vị mình.
- Cung cấp thông tin thiết yếu về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của đơn vị.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Động viên, đẩy mạnh sự sáng tạo, phát triển của họ.
- Có biện pháp xử lý tích cực đối với các khó khăn gây tranh luận, nhạy cảm hay tiêu cực
- Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên.
- Các sai lầm, nội dung cần thiết của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến toàn bộ nhân viên, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên nhận được từ kênh truyền thông khác.
- Xây dựng văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo, ý tưởng, sáng kiến trong doanh nghiệp.
- Cần có chính sách khen thưởng đúng lúc từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ của nhân viên.
Các phương tiện truyền thông nội bộ
- Phát tờ rơi, áp phích, tài liệu
- Tài liệu, hướng dẫn dùng (đối với sản phẩm của đơn vị)
- Hồ sơ năng lực của đơn vị
- Nội san, tạp chí dành riêng cho đơn vị
- Các buổi truyền thông nội bộ, đào tạo tập huấn nhân viên mới
- Truyền thông thông qua trang mạng xã hộiFacebook, Zalo, website, Fanpage, Group nội bộ,…
Ý nghĩa của truyền thông nội bộ trong công ty
Gắn với ý nghĩa truyền thông thì truyền thông nội bộ trong công ty chính là quá trình đưa ra những thông tin công việc, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo doanh nghiệp tới tất cả nhân viên. Công tác này góp phần cần thiết trong sự liên kết gắn bó phát triển của nhân viên với doanh nghiệp. Nếu truyền thông nội bộ không mang lại hiệu quả, các nhân viên sẽ không nhân thức rõ về yêu cầu công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của mình để cống hiến cho sự phát triển của doanh nghiệp. Trái lại cấp trên cũng không thể nắm rõ tình hình nhân viên để có những kế hoạch, chiến lược hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành công ty.
Ngoài những điều ấy ra truyền thông nội bộ à hoạt động nhằm gắn kết các nhân viên, cán bộ trong công ty với nhau. Các hoạt động này có thể là tổ chức các sự kiện âm nhạc, ăn uống, team building, du lịch,… nhằm giúp nhân viên có những khoảng thời gian giải trí, nghỉ ngơi bên nhau, cùng nhau trải nghiệm những điều mới, thể hiện tình đoàn kết, hoạt động nhóm hiệu quả. Truyền thông nội bộ chính là đề cao sự liên kết bền vững từ bên trong doanh nghiệp, đồng thời còn giúp mở rộng, lan tỏa thương hiệu doanh nghiệp đến các đơn vị liên quan nhất là khách hàng.
Xem thêm: Chiến dịch phá vỡ tư duy truyền thông cho doanh nghiệp
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Truyền thông nội bộ là gì? Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (123job.vn, semtek.com.vn,…)
