Công việc văn phòng đối với nhiều người có thể nói là một công việc nhàm chán. Nhưng hiện nay đây là một công việc được nhiều người ưa thích vì tính linh hoạt. Cũng như có cơ hội giao tiếp với nhiều người học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong công việc
Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu về công việc văn phòng là gì nhé ? Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới !
Mục lục
1. Văn phòng là gì ? – công việc văn phòng
Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi thực hiện công việc của cá nhân ( lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của tổ chức, công ty. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng giống như lưu trữ thông tin.
Theo Wikipedia văn phòng được khái niệm như sau:
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, sắp đặt để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),
Văn phòng cũng có khả năng biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các vai trò nhất định gắn liền với các hoạt động ảnh hưởng đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của công ty đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).
Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi để thực hiện công việc của công ty, tổ chức hay một nhóm cá nhân.
2. Những kiến thức chung về nghề nhân viên văn phòng và công việc văn phòng
Để có khả năng chọn lựa nghề nhân viên văn phòng bạn phải tìm hiểu các nội dung kiến thức trên lĩnh vực này. Những kiến thức chung nhất dưới đây có thể giúp bạn thành công hơn và có những lựa chọn đúng đắn khi quyết định có chọn lựa làm công việc của một nhân viên văn phòng hay không?
Xem thêm : Content marketing là gì ? SEO marketing là gì ?
1. Mô tả công việc văn phòng của nhân viên văn phòng
Một nhân viên văn phòng cần thực hiện rất nhiều công việc. Bạn đã biết những công việc một nhân viên khi thực hiện công việc trong văn phòng là thực hiện những gì?
Thường thường các công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:
1. Thực hiện việc hoàn thành công việc lễ tân trong văn phòng
Các công việc của một lễ tân mà nhân viên văn phòng cần thực hiện có những công việc như:
1.Trả lời và tiếp nhận điện thoại từ khách hàng
2. Thực hiện các công việc đón khách thay lãnh đạo và giám đốc
3. Giải quyết và xử lý những thông tin ban đầu và hướng dẫn khách mời đến bộ phận chức năng khi họ có nhu cầu về các sai lầm liên quan đến công việc của nhân viên văn phòng.
4. Tổ chức các các cuộc họp của doanh nghiệp, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo được hiệu quả.
Bên cạnh đó nhiệm vụ của họ có thể làm các công việc khách tiết, đối nội, các hoạt động tập thể, phong trào khi doanh nghiệp tổ chức. Tổ chức những hoạt động cần thiết khi doanh nghiệp tạo dựng kế hoạch liên quan đến quyền hạn và vai trò của mình.
2. Ổ chức và thực hiện việc hoàn thành công việc ảnh hưởng đến nghiệp vụ
Trong nhiệm vụ của những nhân viên văn phòng không thể thiếu công việc ảnh hưởng đến công tác văn thư, công tác tham mưu tổng hợp,… Các hoạt động họ cần thực hiện trong lĩnh vực này bao gồm:
1. Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến doanh nghiệp, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao.
2. Tiếp nhận những bản hợp đồng, quyết định, công văn và bảo quản, lưu trữ toàn bộ các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin.
3. Tiến hành chấm công cho nhân viên doanh nghiệp, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng
4. Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì? đấy có thể là sắp đặt lịch thực hiện công việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lộ trình, sắp xếp một cách bài bản, hợp nhất.
5. Tham mưu, góp ý đề nghị cho lãnh đạo, bên cạnh đấy đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất.
3. Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất
Bên cạnh những công việc về nghiệp vụ, nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần. Tiêu biểu là những công việc như sau:
1. Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản doanh nghiệp khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,…
2. cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ sử dụng theo nhu cầu của nhân viên nhằm thuyết phục tiêu chuẩn và nhu cầu thực hiện công việc đạt kết quả cao nhất.
3. Bên cạnh đấy họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.
nếu bạn nắm rõ ràng tìm một ngành nghề ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng trước hết những công việc đã miêu tả trên bạn phải cần phải thành thục, nắm vững những kiến thức, đồng thời thực hiện tất cả những kỹ năng một cách tốt nhất. Như vậy, bạn có thể đáp ứng các yêu cầu của ngành này.
3. Những kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng
Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là phải đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên ngành cũng như những kỹ năng mềm, hỗ trợ giải quyết công việc tốt nhất. Tham khảo một số kỹ năng cơ bản của nhân viên văn phòng.
1. Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Là nhân viên văn phòng, chắc chắn rằng họ hoàn toàn phải biết và nắm rõ được những yêu cầu căn bản đối với công việc được giao. Sử dụng thành thục các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point, … Cùng với một số công cụ khác phục vụ cho công đoạn xử lý công việc. chú ý, bạn phải luôn luôn tìm tòi và nâng cao trình độ, sử dụng những công cụ khác nhau để giải quyết công việc, luôn chú ý rèn luyện thêm các kỹ năng nghiệp vụ.
Nhân viên văn phòng có rất đầy đủ những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm để giải quyết tốt công việc
2. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Trong lĩnh vực hành chính văn phòng nói riêng và trong tất cả các ngành nghề nói chung, giao tiếp là kỹ năng cực kỳ quan trọng. Là nhân viên văn phòng, bạn không cần thiết phải nói quá hay như các diễn giả, tuy vậy, bạn phải có thể linh động, sáng tạo đối với từng vấn đề, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Người có khả năng giao tiếp tốt chắc chắn sẽ đạt được nhiều thuận lợi hơn trong công việc.
Bên cạnh năng lực giao tiếp linh động, bạn cần phải tập luyện cho mình năng lực lắng nghe tốt. Việc này giúp cho bạn tiếp thu tốt được các ý kiến không giống nhau từ đồng nghiệp, xây dựng niềm tin và giúp cho những người đối diện với bạn có cảm giác được tôn trọng. Không những vậy, việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác có thể giúp bạn có thời cơ nhìn nhận, nhận xét và chọn lọc ý kiến, nâng cao thêm vốn hiểu biết và kinh nghiệm thực hiện công việc cho bản thân. Và lắng nghe cũng chính là một công cụ hữu hiệu để bạn giải quyết những vấn đề xung quanh một cách tốt nhất.
Xem thêm : Phần mềm SEO là gì ? -SEO hoạt động như thế nào
3. Năng lực giải quyết vấn đề
Bất kỳ công việc nào cũng không ngoại lệ, bạn luôn luôn gặp phải những khó khăn cụ thể và những vướng mắc trong việc giải quyết những yếu tố gặp phải. Nhân viên văn phòng cũng vậy, đứng trước một vấn đề phát sinh, bạn phải cần tìm ra hướng xử lý khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ liên quan của nó tới hiệu quả công việc và những vấn đề liên quan. Đặc biệt, việc chia rẽ mất đoàn kết cũng có khả năng bắt nguồn từ đây nếu như bạn không hề biết cách xử lý thật tốt.
Tạm kết :
Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn công việc văn phòng là gì cũng như thế nào là một nhân viên văn phòng. Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm về công việc cũng như kỹ năng của nhân viên văn phòng. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
